Verhandlungsstrategien: Das Richtige zum richtigen Zeitpunkt sagen

Ob Brexit, Brüssel oder Büro - Verhandlungen prägen unseren Alltag. Im Wirtschaftsleben geht es zumeist um komplexe Verhandlungssituationen: sie entstehen beispielsweise im Einkauf, wenn dringend eines Kostensenkung her muss, in Mergers & Acquisitions, wenn einfach kein vernünftiger Preis aufgerufen wird, genauso wie in Verhandlungen mit Arbeitnehmervertretern, ohne deren Zustimmung kein Restrukturierungsprogramm umgesetzt werden kann.

Gerade dann, wenn es um große finanzielle Volumen geht, wie dies beispielsweise in den Branchen Automotive, Maschinen- und Anlagenbau, Grundstoffindustrien, Chemie, Pharma oder Logistik regelmäßig der Fall ist, hängt die weitere erfolgreiche Entwicklung, manchmal sogar die Existenz, von diesen Verhandlungen ab. Dabei spielt es keine Rolle, ob mit einem Gegenüber verhandelt wird, der seine Macht als Monopolist ausspielt, oder ob sich mehrere Teilnehmer einen harten Wettbewerb liefern. Die Herausforderung ist immer dieselbe: es muss bestmöglich entschieden werden, obwohl die eigene Entscheidung von anderen und deren Interessen und Strategien abhängt.

Einprägsam beschrieben wird diese Situation mit dem so genannten Gefangenen-Dilemma: Gefangene, die gestehen, gehen mit geringer Strafe aus, während die durch deren Geständnisse Belasteten einer besonders scharf bestraft werden. Das Entscheidungsdilemma liegt darin, dass jedem isoliert handelnden Gefangenen ein Geständnis vorteilhaft scheint. Folglich werden die meisten Gefangenen gestehen, obwohl sie sich durch konsequentes Leugnen der Strafe ganz hätten entziehen können.

Hinderliche Emotionen ausschalten

Damit dieses Dilemma nicht zu Fehlentscheidungen oder Stillstand z.B. bei wichtigen Vergabeverfahren oder Investitionsentscheidungen führt, wird die Methodik der spieltheoretischen Verhandlungsführung eingesetzt, inzwischen angereichert um Erkenntnisse aus Psychologie und Verhaltensökonomie. Bedenkt man, dass Spiele nichts anderes als mathematische Modelle sind, mit denen Interaktionen zwischen Teilnehmern berechnet und vorhergesagt werden, dann wird schnell klar, dass sich mit dieser Verhandlungsmethodik hinderliche Emotionen aus Verhandlungen nehmen lassen. "Verhandlungen scheitern oft daran, dass zu viele Emotionen im Spiel sind. Das reicht von Frustration über Verärgerung bis hin zu Euphorie. Damit kann man nicht erfolgreich verhandeln. Das geht nur, wenn man diese Emotionen herausnimmt und ein klares System entwickelt", so René Schumann, Geschäftsführer von Kerkhoff Negotiations (KN). Das Düsseldorfer Unternehmen ist Teil der bundesweit agierenden Kerkhoff Group und darauf spezialisiert, für seine Kunden schwierige Verhandlungssituationen mit bestmöglichem Ergebnis zu lösen.

Kühlen Kopf bewahren

Verhandeln verlangt also Methode und System, ein gutes mathematisches Modell und ein eingespieltes Team von Verhandlungsexperten, die einen kühlen Kopf bewahren. Ganz praktisch geht es darum, für jeden Fall ein spezielles Verhandlungsdesign zu entwickeln, also Spielregeln und Prozessschritte festzulegen und in der Regel offen zu kommunizieren. Damit wird der Rahmen vorgegeben, in dem die Teilnehmer ihre Entscheidungen, beispielsweise über einen Angebotspreis, treffen müssen. Verhandelt wird entweder parallel oder sequentiell, oft mehrfach in mehreren Runden. Bekannte Verhandlungsformen sind Auktionen, die mit dem höchsten Preis enden, oder Rückwärts-Auktionen, in den der niedrigste Preis den Zuschlag erhält.

Verhandlungsdesign für schwierige Fälle

Der Verhandlungsspezialist Schumann berichtet vom Fall eines großen Maschinenbauers, der eine neue Roboterschweißanlage beschaffen musste. Wie für komplexen Anlagen nicht ungewöhnlich, geriet die Konzeptphase deutlich länger als geplant. Die Folge: Die Entscheidung musste schlussendlich schnell getroffen werden, um die Produktion nicht zu gefährden. "Und Schnelligkeit hat immer ihren Preis, eine schwierige Voraussetzung, wenn das Budget von vornherein begrenzt ist", so Schumann. Die besondere Herausforderung in diesem Fall: Neben dem bisherigen Lieferanten war nur ein weiterer Anbieter bekannt, für eine ausführliche Marktrecherche blieb keine Zeit.

So entwickelte KN zunächst nach der Vorbereitung der Angebotsunterlagen ein speziell für diesen Fall Erfolg versprechendes Verhandlungsdesign. Und das sah so aus: Beide Lieferanten bekamen zunächst die Möglichkeit, ihre Angebote einmal nachzubessern. Der Lieferant mit dem besseren Angebot erhielt die Poleposition für die dann folgende Auktion, bei der in mehreren Schritten - beginnend deutlich unter dem eigentlichen Budget - immer höhere Preise ausgerufen wurden. Jeder Lieferant entschied nun getrennt von dem anderen, welche Preisstufe er annehmen wollte. Grundsätzlich gilt bei solch einer Tickerauktion: Je früher ein Lieferant zuschlägt, desto günstiger wird die Investition. Nimmt ein Lieferant einen Preis an, ist die Auktion sofort beendet.

"Tatsächlich ging in diesem Fall die Schnelligkeit nicht zu Lasten des Preises", resümiert Schumann. Im Gegenteil: Es wurde ein Preis erzielt, der mehr als zehn Prozent unter dem ursprünglichen Angebot lag. "Der Auftrag für die Roboterschweißanlage, für den Kunden eine der wichtigsten Anlageinvestitionen der letzten Jahre, wurde in Rekordzeit von nur vier Wochen mit mehr als zufriedenstellendem Ergebnis abgeschlossen." Üblich sei die doppelte Zeit für Verhandlungen dieser Art.

Informationen einkaufen

Verhandlungen mit vielen Anbietern lassen sich oft mit einer einfachen, aber wirkungsvollen Überlegung verkürzen. Wer sich orientieren will, wie die anderen Bieter sich verhalten haben, erhält die Möglichkeit, diese Informationen einzukaufen. Der Preis für die Information über den Abstand zum besten Bieter oder über das gesamte Ranking besteht jeweils in einer Reduktion des angebotenen Preises. Mit diesen neuen Informationen kann dann ein neues Angebot abgegeben werden. Wer dies nicht will, muss natürlich ohne diese Kenntnisse über die Wettbewerber auskommen und raten, wie diese sich verhalten werden. "Nicht alles lässt sich einfach mit Erfahrung oder aus dem Bauch lösen. Wichtige Verhandlungen macht man nicht so nebenbei", so Verhandlungsexperte Rene Schumann

Gerade vor dem Hintergrund einer schwachen Konjunktur wird nach Beobachtungen des Experten das Verhandlungsklima rauer. "Wer jetzt mit Effizienzprogrammen dafür sorgen will, dass man ohne Schaden durch die nächsten Jahre kommt, der muss die Potenziale des erfolgreichen Verhandelns nutzen", sagt Schumann.

Autorin: Susanne Knorre, Knorre Consulting

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