Outsourcing macht es möglich - Indirekter Einkauf als High Potential

Der indirekte Einkauf ist der unterschätzte Performance-Booster in der neuen digitalen Welt. Beschaffungsmarktseitig sind Bedarfe im indirekten Einkauf meist unternehmensübergreifend vergleichbar. Daraus kann für Unternehmen ein wesentlicher Nutzen generiert werden. Im Sinne einer Best-Preis-Strategie können mit einer virtuellen, unternehmensübergreifenden Bündelung der indirekten Bedarfe, Volumen gesteigert, Marktmacht verbessert und somit Verhandlungsvorteile erreicht werden.

Das Beratungsunternehmen Kerkhoff Negotiate & Contract (KNC) ist auf die Hidden Champions im Beschaffungsbereich fokussiert. Der indirekte Einkauf kann als High Performer mithilfe von E-Procurement-Lösungen und virtueller Bündelung einen wesentlichen Beitrag für den Unternehmenserfolg leisten. Der Einsatz klassischer Konditionsspreizungen durch Rabatt- bzw. Mengenstaffeln sowie Verhandlungskompetenz zum Abschluss von Rahmenverträgen ermöglicht Einspareffekte, die ein Unternehmen in Einzelbearbeitung nicht erzielen kann. Empirische Auswertungen von Rabattstaffeln zeigen, dass eine Verdoppelung des Volumens zu einer Konditionsverbesserung von etwa sechs bis acht Prozent führen kann. Ferner wird mit diesem Ansatz die Optimierung des Servicelevels und eine A-Status-Bewertung der Lieferanten umgesetzt.

In der Implementierungsphase sind Kerkhoff-eigene Einkäufer für Teile des Source-to-Contract-Prozesses verantwortlich. Die finalen Entscheidungen über die Bedarfsstruktur sowie Vertragsabschlüsse obliegen dem Kunden. Dieser Managed-Service-Ansatz ist durch professionelle Verwendung von E-Procurement-Instrumenten geprägt. Diese unterstützen die Marktbeobachtung, Quartalsausschreibungen, Best-Price-Analysen und Advanced Negotiation.

Neben der Best-Preis-Strategie steht die Integration einer verlässlichen Compliance-Sicherheit im Fokus. Dahinter verbirgt sich die Schaffung einer meist fehlenden Transparenz über Einkaufsprozesse sowie die Reduzierung der Maverick—Buying-Quote. Dies wird mithilfe eines E-Procurement-Systems und fortlaufender Quartalreports sichergestellt. Darüber hinaus ermöglichen Reporting-Tools einen fortdauernden Abgleich zwischen Bedarfs-‚ Bestell- und Rechnungsmenge, die dem Qualitäts-Berichtswesen dienen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess antreiben. Die nachhaltige Senkung der Maverick-Buying-Quote führt im Durchschnitt zu einer drei- bis fünfprozentigen Einsparung, da Bedarfsträger die korrekten Rahmenverträge nutzen und somit Transaktions- und Opportunitätskosten vermeiden.

Die neue digitale Welt im indirekten Einkauf

Durch eine Koppelung an das Leistungsportfolio und das fachspezifische Know-how aus unterschiedlicher Branchenerfahrung der Kerkhoff Group werden im Konzept von Kerkhoff Negotiate & Contract methodische Synergieeffekte genutzt. Diese werden durch die Implementierung digitaler Instrumente gestützt. Mithilfe der Kerkhoff Costing Cloud erhält der Kunde beispielsweise Preisindizes für sämtliche Warengruppen. Diese ermöglichen eine retrospektive Beobachtung von Preisverläufen und liefern relevante Informationen für Prognosen über künftige Entwicklungen. Dieser gesamte Mechanismus schafft ein präventives Preismanagement, das im indirekten Einkauf weitestgehend noch keine Anwendung gefunden hat und damit Strohfeuer vermeidet.

„Durch die Implementierung eines Managed-Service-Ansatzes bei unseren Kunden werden signifikante Vorteile erzielt. Die Kerkhoff Negotiate & Contract führt den strategisch/taktischen Prozess im indirekten Einkaufdurch und liefert deutlich verbesserte Preise und Services. Unsere Kunden werden somit erheblich entlastet, genießen A-Status bei ihren Lieferanten und können sich umso mehr auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren“, erläuert Dr. Jan Herrmann, geschäftsführender Gesellschafter Kerkhoff Negotiate & Contract GmbH.

Dr. Jan Herrmann, Geschäftsführung Negotiate & Contract, im Gespräch

„Wir sind keine Berater, sondern ein Third-Party-Buyer“

Beschaffung aktuell: Unternehmen können die Beschaffung von indirekten Materialien an Sie outsourcen. Welche Kosten entstehen ihren Kunden dabei?

Dr. Jan Herrmann: Grundsätzlich berechnen wir für unsere Dienstleistung einen Anteil an dem zu verantwortenden Einkaufsvolumen. Dieser variiert nach Komplexität zwischen ein bis drei Prozent pro Jahr.

Beschaffung aktuell: Wie ist die Vorgehensweise, wenn sich ein Unternehmen bei Ihnen für Ihr Angebot interessiert?

Herrmann: Zunächst wird im Dialog geklärt, welche Warengruppen im Rahmen der Zusammenarbeit relevant sein können. Sind diese identifiziert, wird eine kostenlose Pre-analyse anhand von Benchmarks durchgeführt. Sind die Ergebnisse erfolgversprechend, gehen wir in die Analyse- und Umsetzungsphase.

Beschaffung aktuell: Wie gehen Sie an ein neues Kundenprojekt heran?

Herrmann: Grundsätzlich fügen wir die Bedarfe des neuen Kunden mit den Bedarfen unserer Bestandskunden zusammen und ermitteln somit neue Konditionen. Die kundenspezifischen Anforderungen werden dann durch Auf- und Abschläge berücksichtigt.

Beschaffung aktuell: In welcher Höhe sind Kosteneinsparungen möglich? Was ist der stärkste Hebel, der die Kostenreduktion ausmacht? Die durch Bündelung besser verhandelten Preise oder der Einsatz der E-Procurement-Lösung?

Herrmann: Nur der Bündelungshebel bringt durchschnittlich ca. acht Prozent durch neue Rabattstaffeln. Vertragskonforme Bestellungen insbesondere durch einen E-Procurement-Ansatz bringen weitere etwa drei bis fünf Prozent. Zusätzlich können weitere Potentiale durch eine verbesserte Methodik und eine konsequente Einbindung des Einkaufs realisiert werden. Dieses Volumen ist allerdings sehr individuell und damit nicht pauschal zu quantifizieren.

Die E-Procurement-Lösung ist schlicht Mittel zum Zweck, um die neuen Konditionen möglichst schnell anzubinden und einen vertragskonformen Einkauf zu sichern. Zusätzliche Prozesskostenverbesserungen liegen dabei auf der Hand, sind aber nur schwer und mit großem Aufwand zu ermitteln.

Beschaffung aktuell: In welchen Bereichen lässt sich erfahrungsgemäß am schnellsten Einsparpotenzial umsetzen?

Herrmann: Grundsätzlich lassen sich erfahrungsgemäß in den klaren indirekten Warengruppen, wie Büromaterial, Mobilfunk, Fuhrpark, Reise etc.‚ am schnellsten Einsparpotenziale heben. In den quasi-indirekten Bereichen, wie C-Teile, technische Reinigung, Verpackung, Logistik, gibt es oft Spezifika, die erst geklärt bzw. separiert werden müssen, bevor der Standard unternehmensübergreifend gebündelt werden kann.

Beschaffung aktuell: Bieten Sie Ihren Service auch im europäischen Raum oder sogar weltweit an?

Herrmann: Aktuell sind wir in DACH am Markt.

Beschaffung aktuell: Worin unterscheidet sich Ihr Angebot von denen der Mitbewerber?

Herrmann: Die Kerkhoff Negotiate & Contract hat einen eigenen Einkauf mit eigenen Lieferanten. Wir sind keine Berater, sondern ein Third-Party-Buyer, der fachspezifischen Einkauf für nicht strategische Materialien bietet und dies als neutraler Dritter für KMUs zur Verfügung stellt. So etwas bietet niemand -außer uns-in Deutschland an.

Dr. Jan Herrmann ist Geschäftsführer der Kerkhoff Negotiate & Contract GmbH. Mit den Beratungsschwerpunkten Transformationen in der Beschaffung, Bearbeitung von Geschäftsmodellen und Management hat er über sieben Jahre Beratungserfahrung.