Im wesentlichen haben wir Beschaffungsmarkt-, Lieferanten-, Preis-, Qualitäts-, Technologie- und Prozessrisiken zu berücksichtigen. Darunter fallen bereits Risiken, wie z. B. geopolitische und/ oder wetter- /klimabezogene Risiken. Alle Risiken greifen ineinander und es bedarf selbst in einem einzigen Unternehmen der Anwendung unterschiedlicher Strategien, um sie zu reduzieren. Risiko drückt zugleich Gefahr aus und wir alle vermeiden sie. Will ich aber mein Risiko reduzieren, ist dies zumeist gleichzeitig aufwendig und kostspielig. Um aber wiederum preissensibel zu agieren ist es bedeutsam, sein Beschaffungsrisiko steuern zu können. Am besten in Echtzeit und mit Handlungsalternativen hinterlegt. Erledigt dies der Einkauf mit Bravour, braucht er keinen Kennzahlenvergleich in seiner Branche oder seinem Wettbewerb zu scheuen. Er gehört dann sicher zu den Marktvorreitern. Das muss unser aller Ziel im Einkauf sein.

Besonders das Versorgungsrisiko hat zuletzt an Bedeutung gewonnen. Selbst das Fehlen eines einzigen Teils kann die gesamte Produktion zum Stillstand bringen, was zu unzureichender Einhaltung von Lieferterminen, Rufschädigung und Kundenverlust führt. In solchen Fällen greifen Unternehmen möglicherweise auf Ersatzlieferanten zurück, was oft mit erhöhten Kosten verbunden ist. Durch die Implementierung eines effektiven Risikomanagements können solche Lieferausfälle vermieden werden. Dies beinhaltet die Verwendung von Frühwarnindikatoren, die Entwicklung von Szenarioplanungen, kontinuierliche Beschaffungsmarktforschung, strategisches Lieferantenmanagement und die Erstellung von Notfallplänen.

Eine verbesserte Planbarkeit ist erforderlich, um Lieferengpässe frühzeitig zu erkennen. Die Entwicklung von Szenarioplanungen, die mögliche Marktentwicklungen berücksichtigen, ermöglicht es dem Einkauf, schneller und flexibler auf Krisen zu reagieren. Dazu gehört die kontinuierliche Beobachtung der Beschaffungsmärkte, einschließlich Rohstoffmärkte und Märkte für Halb- und Fertigprodukte. Hierzu gibt es zahlreiche softwareseitige Unterstützung. Je nach individuellen Anforderungen finden sich adäquate Lösungen.

Beschaffungsrisiken sind komplex. Setzt man sich aktiv mit ihnen auseinander sind sie aber ohne weiteres zu managen. Das ist unser Tagesgeschäft. Beschaffungsrisiken sind ein zentraler Bestandteil jedes Einkaufsprozesses. Die Fähigkeit, die Risiken zu erkennen, zu messen und proaktiv zu steuern, ist der entscheidende Erfolgsfaktor im Einkauf.

Eine kontinuierliche Beobachtung der Beschaffungsmärkte ermöglicht die allgemeine Beschaffungsstrategie des Unternehmens den jeweiligen Bedingungen anzupassen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Produktion und Vertrieb ist entscheidend. Die Anpassung der Vertriebsplanung sowie der Liefer- und Rahmenvertragsmengen an die aktuellen Gegebenheiten sichert kostengerechte und effiziente Prozesse hilft Engpässe zu vermeiden.

Das strategische Lieferantenmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Vermeidung von Produktionsausfällen aufgrund von Lieferengpässen. Die Einkaufsabteilung sollte die wichtigsten Warengruppen und Lieferanten für die Produktion identifizieren, um Risiken und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Durch Lieferantenbewertungen können strategisch wichtige Lieferanten ermittelt werden, insbesondere solche, die Teile liefern, die bei einem Lieferengpass die gesamte Produktion zum Stillstand bringen könnten - sogenannte "kritische Pfad"-Teile. Dies betrifft insbesondere Bauteile, die nur von wenigen oder sogar nur einem Lieferanten bezogen werden können.

Es empfiehlt sich grundsätzlich, auf mehrere Lieferanten pro Warengruppe zu setzen, um sogenannte Multi-Sourcing-Strategien zu verfolgen. Auf diese Weise kann das Unternehmen im Falle von Lieferausfällen eines Lieferanten auf einen anderen zurückgreifen. Angesichts der zunehmenden Anzahl von Lieferanten-Oligopolen und Lieferanteninsolvenzen gewinnt dies an Bedeutung. Es ist auch wichtig zu bewerten, ob technische Abhängigkeiten und Exklusivvereinbarungen mit Lieferanten bestehen. Es könnte vorkommen, dass ein Lieferantenwechsel aufgrund von technischen Freigaben des Endkunden kurzfristig nicht möglich ist, wenn es zu Versorgungsengpässen kommt. Oftmals werden dabei B- und C-Güter übersehen, die potenzielle Risiken bergen und nicht ausreichend beachtet werden.

Für den Ernstfall sollten Unternehmen Notfallpläne bereithalten, um angemessen reagieren zu können. Im Falle einer Allokationskrise muss der Einkauf schnell umschalten und verstärkt operative Maßnahmen ergreifen, um die kurzfristige Versorgungssicherheit zu gewährleisten. Dazu gehören regelmäßige Kommunikation mit Lieferanten, Anpassung der Lieferpläne, Suche nach schnellen Alternativen und Preisverhandlungen.