Daten sind der zentrale Rohstoff für erfolgreiche Unternehmen in unserer digitalen Zeit. Im Einkauf generiert die zielgerichtete Analyse von Spend-Daten einen signifikanten Mehrwert durch nachhaltige Einsparungen. Jedoch schafft reine Transparenz noch keine Einsparungen, ist aber Grundlage für Optimierungsmaßnahmen, eine fundierte Vorbereitung von Verhandlungen und dient der Steuerung der Einkaufsorganisation. Daneben bieten tagesaktuelle Spend-Daten in Zeiten von Lieferengpässen und starker Preisinflation für alle Unternehmen signifikante Vorteile in der Beschaffung. Denn „ohne Daten ist man nur eine weitere Person mit einer Meinung“ (W. E. Deming).

Spend Analytics befasst sich mit der Analyse aller Transaktionsdaten des Einkaufs und dem Verhalten eines Unternehmens beim Kauf und der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen bei Lieferanten. Bei Kerkhoff Consulting verstehen wir unter Spend Analytics zusätzlich die Fähigkeit permanent Transaktionsdaten aus dem Einkauf aufzubereiten, zu analysieren und daraus Maßnahmen zur Prozess- und Kostenoptimierung abzuleiten.

Mit der Einführung einer Spend Analytics-Lösung können Unternehmen neben einem Transparenz-Gewinn gleichzeitig auch nachhaltige Einsparungen, insbesondere in indirekten Warengruppen (u.a. IT, Marketing, Facility Management) erzielen. Diese Warengruppen werden im Vergleich zu direkten Bedarfen, wie z. B. der Beschaffung von Rohstoffen oder Vorprodukten meist weniger fokussiert gesteuert, wie direkte Einkaufsbedarfe und bieten daher ein attraktives Einsparpotenzial. So ist durch Implementierung von Spend Analytics, je nach Reifegrad der Einkaufsorganisation, ein jährliches Einsparpotenzial von durchschnittlich 5% der Gesamtausgaben möglich. Prozesseffizienz ist ein zusätzlicher Nutzen. Zudem ist der Implementierungsaufwand gering, die Ressourcenbindung im Unternehmen überschaubar und eine rein virtuelle Einführung problemlos möglich. Somit amortisiert sich die Maßnahme faktisch sofort und bildet die Grundlage für weitere, dauerhafte Einsparungen sowie eine höhere Effizienz für die Einkaufsorganisation.

Wir unterstützen Sie dabei Ihre internen Systeme und Datenströme auf die Anforderungen von Spend Analytics zu prüfen und den Nutzen einer gemeinsamen Implementierung zu erheben.

Unternehmensinterne Herausforderungen bei der Implementierung von Spend Analytics

• Historisch gewachsene und komplexe Unternehmensstrukturen
• Geringe Datenqualität durch veraltete, falsche oder unvollständige Informationen
• Multiple Datenquellen/-formate aus verschiedenen ERP-Systemen
• IT-Landschaften mit Systembrüchen u.a. Trennung von Finanz- und Einkaufssystemen
• Integration externer Daten durch neue Anforderungen
  

Themeneinführung und Hintergrund – Wie funktioniert Spend Analytics?

Durch die Digitalisierung und den nahezu flächendeckenden Einsatz von Software und Systemen innerhalb eines Unternehmens fallen täglich große Datenmengen an. In diesen Daten finden sich für alle 

Unternehmensbereiche wichtige Informationen, die es gilt mit Hilfe von geeigneten Methoden und Tools zur Steigerung des Unternehmensergebnisses zu nutzen. Der Umgang mit großen Datenmengen ist vor allem im Einkauf der Grundstein für den Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg. Durch intelligente Analysen und Auswertungen von immensen Datenmengen eröffnen sich dem Einkauf verbesserte Möglichkeiten.

Hierbei ist es allerdings zu kurz gegriffen lediglich Datentabellen aus etablierten ERP- oder Systemen des Rechnungswesens zu extrahieren und zu pivotieren. Vielmehr sollte Spend Analytics mit Strategie und einem klar formulierten Ziel zu relevanten Kennzahlen für den Einkauf aufgesetzt werden. Für den Erfolg gilt es relevante Daten zu identifizieren, zu extrahieren, anzureichern und für eine hohe Aussagekraft aufzubereiten. Die Identifikation der relevanten Daten ist als erster Schritt erfolgsentscheidend. Auf Grund von heterogenen Systemlandschaften innerhalb eines Unternehmens entstehen verschiedene Strukturen in Datenbanken oder einzelnen Transaktionsätzen.

Aussagekräftige Daten gilt es aufeinander abzustimmen, um das Ineinandergreifen und die Verzahnung aller Prozesse sowie eingesetzter Tools und Systeme sicherzustellen und ein solides Datenmodell als Grundlage für Analysen zu etablieren. Bei der Definition des Datenmodells ist darauf zu achten, dass im Anschluss an die initiale Extraktion die kontinuierliche Erweiterung des Datenmodells möglich bleibt. Das setzt voraus, dass in selbstdefinierten Abständen, beispielsweise wöchentlich oder monatlich, ein immer gleich strukturierter Abzug der Daten, idealerweise automatisiert, ermöglicht wird. Nur so entsteht ein langfristiger und permanenter Nutzen durch Spend Analytics. Zusätzlich wird ermöglicht kontinuierlich neueste Datensätze aus den Quellsystemen zu importieren und Analysen auf das aktuelle Geschehen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten zu fokussieren.

Bei der Anreicherung von Daten sind die notwendigen Schritte von den definierten Steuerungskennzahlen abhängig. Hier besteht die Möglichkeit, unter Einbindung neuster Technologien wie Machine-Learning bzw. künstlicher Intelligenz, die Daten tiefgehend zu durchdringen, Trends und Potenziale abzuleiten oder eine Bereinigung und Konsolidierung von Stammdaten vorzunehmen. Im letzten Schritt, der Analyse, gilt es die Daten zielgerichtet und effizient bereitzustellen. Dies kann entweder über eine regelmäßige Kontrolle von ausgewählten Kennzahlen erfolgen oder mit Hilfe von Grafiken und Visualisierung in intuitiv bedienbaren Dashboards.

Aus langjähriger Erfahrung und Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von mittelständischen Unternehmen hat Kerkhoff Consulting einen Ansatz entwickelt, der es Ihnen ermöglicht das Beste aus Ihren Daten herauszuholen. Mit Hilfe unserer etablierten Vorgehensweise sparen Sie kostbare Zeit und vermeiden Fehler in der Umsetzung. Bereits bei der Identifikation der relevanten Informationen profitieren Sie von unserem bewährten, standardisierten Datenset für den Abzug aus Ihren Systemen. Das Datenset umfasst alle relevanten Transaktionstabellen aus Ihrem ERP für Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge sowie die notwendigen Stammdaten. Wenn notwendig passen wir das Set kundenindividuell an.

Nach Extraktion der Daten übernehmen die Analytics- Experten von Kerkhoff Ihre Daten und stellen fehlende Verknüpfungen zwischen Datenpunkten her. Anschließend wird das Modell Ihrer Daten in die Datenbank, den Kerkhoff Analytics Cube eingepflegt, aus welcher Sie anschließend die Analyse steuern können. Durch mehr als 1.000 Projekte mit Kunden sind uns alle gängigen ERP-Systeme bekannt und stellen auch bei heterogenen Systemlandschaften kein Hindernis dar.

Anschließend erfolgt die Anreicherung Ihrer Daten. Diese startet mit der Bereinigung von Stammdaten, der Duplikaten-Harmonisierung und dem Parentmatching innerhalb Ihrer Lieferantenbasis. Danach werden Ihre Daten unter der Nutzung von „Machine-Learning-Ansätzen“ klassifiziert und aufbereitet. Hier profitieren Sie nicht nur von unserem technischen Know-How, sondern auch von der tiefgreifenden Kerkhoff-Expertise im Einkauf. Von Kerkhoff Consulting entwickelte Warengruppen-Taxonomien unterstützen Sie von Beginn an bei der schnellen und zielgerichteten Spend-Klassifizierung. Anhand dieser Klassifizierung können Sie anschließend die relevantesten Warengruppen Ihres Unternehmens identifizieren und erste Initiativen zur Optimierung von Prozessen und zu Einsparungen ableiten.

Für die erste Erstellung Ihres Datenmodells benötigen die Experten von Kerkhoff circa 4 Wochen. Die Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Team kann dabei ausschließlich virtuell gestaltet werden. Dies macht Sie und uns bei der Umsetzung unabhängig von etwaigen 

Einschränkungen zu Dienstreisen, spart Kosten und schont die Umwelt. Die Übermittlung relevanter Daten kann in simplen Dateiformaten wie „csv“ erfolgen und die direkte Involvierung Ihrer IT-Abteilung ist auch nur in Ausnahmefällen notwendig. Kerkhoff achtet stetig auf eine schlanke und unkomplizierte Projektorganisation, die Ihnen hier direkt zugutekommt.

Auch nach der initialen Anreicherung und Klassifizierung Ihrer Daten können Sie regelmäßig und sukzessiv jederzeit neue Transaktionsdaten importieren, um Ihr Analysemodell aktuell zu halten. Kerkhoff empfiehlt Ihnen monatlich die Daten zu aktualisieren.

Als finales Produkt erhalten Sie einen Spend Cube, auf welchen Sie bequem über Ihren Browser zugreifen können. Die Reporting-Oberfläche überzeugt durch die übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen mit Dashboards. Die dafür gewählten Vorlagen entsprechen den Kerkhoff-Best Practices. Auf Wunsch stellen wir Ihnen auch angepasste Dashboards zur Verfügung.

Von Kerkhoff Consulting entwickelte KPIs stehen Ihnen vom ersten Tag an zur Verfügung. Die KPIs berücksichtigen alle relevanten Dimensionen zur Etablierung und Steuerung einer effizienten Einkaufsorganisation. Neben zentralen Informationen zu Lieferanten, Bestellungen und Artikeln sind wichtige Finanzkennzahlen integriert. Eine Drill-downFunktion für die verschiedenen Dimensionen ermöglicht an jeder Stelle, Auffälligkeiten im Spend einzelner Gesellschaften, Warengruppen oder Kreditoren an einem Stichtag oder im Zeitverlauf zu identifizieren. Über eine intelligente Beleg-Suche können erste Rückschlüsse bei Spend-Abweichungen oder sonstigen Auffälligkeiten gezogen werden. Daneben liegt ein weiterer Schwerpunkt auf Data- & Process-Mining, um z. B. schnell Redundanzen in internen Abläufen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Trotz des breiten Funktionsumfangs werden die Bedürfnisse verschiedener Hierarchie-Ebenen und Organisationseinheiten vollumfänglich berücksichtigt, neben übersichtlichen C-Level-Cockpits werden u.a. Dashboards für die Einkaufsleitung und Warengruppen-Verantwortliche bereitgestellt. Dadurch kann der Wertbeitrag des Einkaufs auf allen Unternehmensebenen transparent dargestellt werden. Um aus dem Transparenz-Gewinn tatsächlichen Mehrwert bzw. Einsparungen zu generieren, müssen Einkaufsinitiativen abgeleitet und diese hinsichtlich des Erfolgs überwacht werden.

Insbesondere bei der Maßnahmenableitung und -umsetzung kann Kerkhoff Consulting aufgrund führender Einkaufsexpertise gezielt unterstützen und Best-Practice-Ansätze aufzeigen. Zudem empfiehlt sich im Spend-Cockpit ein Modul zum Controlling von Maßnahmen zu implementieren, das eine multiple und automatisierte Einsparmessung inkl. Freigabe-Workflows ermöglicht. Im Anschluss an die Etablierung der Spend Analytics Prozesse und Technologien in Ihrem Unternehmen ermöglichen wir die Integration weiterer Business Intelligence Lösungen. Bereits bei Ihnen vorhandene Lösungen und Informationsquellen zu Trendbereichen, wie z. B. zum Risikomanagement oder der Steuerung von Verfügbarkeiten oder einer Kreditorenbereinigung lassen sich durch Open-Source-Lösungen nahtlos in das bestehende Datenmodell integrieren.