Fusionen und Übernahmen (M&A)
Ziel: Harmonisierung der Einkaufsprozesse und Realisierung von Synergien zur Kostensenkung nach einer Fusion oder Übernahme.
Quick Wins zur Harmonisierung der Einkaufsprozesse nach einer Fusion oder Übernahme
Um schnell erste Erfolge bei der Harmonisierung der Einkaufsprozesse zu erzielen und Synergien zur Kostensenkung zu realisieren, sollten Sie zunächst auf bewährte, kurzfristige Maßnahmen setzen. Eine erste Analyse der aktuellen Einkaufsprozesse beider Unternehmen ist essentiell. Hierbei können Sie durch den Vergleich der Lieferantenstrukturen und -verträge sofortige Einsparpotenziale identifizieren. Untersuchen Sie beispielsweise, ob es Überschneidungen bei Lieferanten gibt oder ob bestehende Rahmenverträge auf das fusionierte Unternehmen ausgeweitet werden können. Die Bündelung von Volumina und die Neuverhandlung bestehender Verträge mit strategischen Lieferanten kann schnell zu signifikanten Kosteneinsparungen führen.
Ebenfalls als Quick Win sollten Sie ein zentrales Einkaufscontrolling aufsetzen. Ein gemeinsames Reporting für beide Unternehmen ermöglicht Ihnen, Transparenz über Einkaufsvolumina und Kosten zu schaffen. Dies erleichtert die schnelle Identifizierung weiterer Optimierungsmöglichkeiten und Synergiepotenziale.
Mittelfristige Schritte zur Harmonisierung der Einkaufsprozesse
Nach den ersten kurzfristigen Maßnahmen sollten Sie den Fokus auf die tiefergehende Integration der Einkaufsorganisation legen. Ein wesentlicher Schritt ist die Vereinheitlichung der IT-Systeme und der Einkaufssoftware. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit denselben Tools arbeiten und eine transparente Datenbasis für die gesamte Einkaufsorganisation vorhanden ist. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass ein standardisiertes Stammdatenmanagement eingeführt wird, um eine konsistente Datenqualität zu gewährleisten.
Parallel dazu ist es ratsam, die Prozesse zu standardisieren. Dabei sollten Sie Best Practices aus beiden Unternehmen analysieren und die effizientesten Abläufe als neuen Standard implementieren. Dies umfasst z.B. den Freigabeprozess für Bestellungen, das Lieferantenmanagement oder die Zusammenarbeit mit internen Abteilungen wie dem Finanzwesen.
Im nächsten Schritt sollten Sie ein gemeinsames Lieferantenmanagement-System etablieren. Ziel ist es, mit den wichtigsten Lieferanten in den direkten Dialog zu treten, um die Beziehungen neu zu verhandeln und auf die gestiegene Einkaufsmacht des fusionierten Unternehmens hinzuweisen. Hier können sich zusätzliche Synergien in Form von Preisnachlässen, verbesserten Zahlungsbedingungen oder exklusiven Lieferverträgen ergeben.
Weitere Schritte sowie der Umgang mit Interessenkonflikten
Sie sollten eine tiefgreifende organisatorische Integration anstreben, bei der nicht nur Prozesse, sondern auch die Strukturen harmonisiert werden. Dazu gehört, dass Sie die gesamte Einkaufsorganisation strategisch neu aufstellen. Dies kann bedeuten, dass Sie aus beiden Unternehmen eine neue zentrale Einkaufsabteilung schaffen, die alle wichtigen Einkaufsentscheidungen trifft und deren Aufgaben klar definiert sind. Ein solcher Schritt kann zu Interessenkonflikten führen, da möglicherweise Mitarbeiter um Zuständigkeiten und Verantwortung konkurrieren. Wichtig ist hier, von Anfang an eine klare Kommunikationsstrategie zu etablieren, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine positive Veränderungskultur zu fördern.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Management der Schnittstellen zu anderen Unternehmenseinheiten wie der Produktion, dem Vertrieb oder der Logistik. Oftmals haben verschiedene Abteilungen unterschiedliche Interessen und Prioritäten. Der Einkauf hat das Ziel, Kosten zu minimieren, während andere Abteilungen möglicherweise Wert auf Flexibilität und schnelle Verfügbarkeit von Materialien legen. Hier ist es entscheidend, regelmäßige Abstimmungsmeetings zu implementieren, in denen gemeinsam Prioritäten definiert und Entscheidungen getroffen werden. Das Schaffen von Transparenz über Kosten und Einsparpotenziale, die durch harmonisierte Einkaufsprozesse realisiert werden können, ist dabei ein wichtiges Mittel, um die Akzeptanz bei anderen Abteilungen zu fördern.
Langfristig sollten Sie ebenfalls den Aufbau von strategischen Partnerschaften mit ausgewählten Lieferanten in Erwägung ziehen. Dies kann dazu beitragen, Innovationen voranzutreiben und langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Solche Partnerschaften müssen jedoch sorgfältig ausgehandelt und in die Gesamtstrategie des Unternehmens integriert werden.
Insgesamt erfordert die Harmonisierung der Einkaufsprozesse nach einer Fusion oder Übernahme eine systematische und schrittweise Vorgehensweise, bei der sowohl kurzfristige Synergien genutzt als auch langfristige strategische Entscheidungen getroffen werden.
