Mangelnde Abstimmung von Sales, Einkauf und Produktionsplanung

Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über die bestehenden Prozesse und Schwachstellen. Identifizieren Sie typische Engpässe, Kommunikationsprobleme und Verzögerungen zwischen den Abteilungen. Eine effektive Methode ist, Interviews mit den wichtigsten Stakeholdern zu führen und aktuelle Daten zu analysieren.

Richten Sie kurzfristig regelmäßige Abstimmungsmeetings zwischen Sales, Einkauf und Produktion ein. Dabei sollten Forecasts, aktuelle Bestandszahlen und Produktionskapazitäten gemeinsam besprochen werden. Ein einfaches wöchentliches Meeting kann bereits helfen, kritische Probleme schneller zu erkennen und kurzfristige Engpässe zu vermeiden.

Erhöhen Sie die Transparenz, indem Sie eine zentrale Plattform oder ein gemeinsames Dashboard nutzen, auf dem alle relevanten Informationen in Echtzeit verfügbar sind. Falls noch kein geeignetes Tool existiert, kann bereits eine gemeinsam genutzte Excel-Datei als erster Schritt dienen.

Nachdem die ersten Maßnahmen greifen, sollten Sie systematisch an der Verbesserung der Prozesse arbeiten. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Abstimmung zwischen den Abteilungen. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass Sales regelmäßig belastbare Forecasts liefert, Einkauf frühzeitig Bestellstrategien darauf abstimmt und die Produktionsplanung flexibel auf Änderungen reagieren kann.

Optimieren Sie Ihre Bestandsstrategie, indem Sie gemeinsam mit den Abteilungen einheitliche Zielgrößen für Lagerbestände, Sicherheitsbestände und Produktionspuffer definieren. Dabei sollten Sie sowohl Kundennachfrage als auch Lieferzeiten und Produktionskapazitäten berücksichtigen.

Prüfen Sie den Einsatz eines integrierten Planungstools, das eine automatische Abstimmung zwischen Sales, Einkauf und Produktion ermöglicht. Gute unterstützende Systeme bieten die Möglichkeit, Prognosen, Bestände und Kapazitäten in Echtzeit zu verknüpfen und somit bessere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie die grundlegenden Abläufe verbessert haben, wird es notwendig sein, strukturelle Interessenkonflikte zu adressieren. Häufig haben die Abteilungen unterschiedliche Zielsetzungen: Sales will hohe Verfügbarkeit, Einkauf niedrige Kosten, Produktion eine möglichst gleichmäßige Auslastung. Um hier eine nachhaltige Lösung zu finden, sollten Sie übergreifende KPI-Systeme etablieren, die alle Interessen berücksichtigen.

Eine Veränderung der Unternehmenskultur ist dabei entscheidend. Fördern Sie eine Denkweise, in der alle Beteiligten nicht nur ihre eigenen Abteilungsziele verfolgen, sondern gemeinsame Unternehmensziele im Blick haben. Incentives und Bonussysteme sollten an übergeordnete Erfolgsfaktoren gekoppelt sein, nicht nur an individuelle Abteilungskennzahlen.

Durch eine schrittweise Vorgehensweise – zuerst Quick Wins, dann strukturelle Verbesserungen und schließlich eine nachhaltige kulturelle Veränderung – schaffen Sie eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Sales, Einkauf und Produktionsplanung.