Schwierigkeiten bei der Integration von Akquisitionen in den Einkauf

Schnelle Bestandsaufnahme und Quick Wins identifizieren

Zuerst sollten Sie eine schnelle und klare Bestandsaufnahme der aktuellen Einkaufsprozesse des akquirierten Unternehmens und Ihres eigenen Unternehmens durchführen. Sie müssen herausfinden, welche Prozesse bereits ähnlich sind und welche stark voneinander abweichen. Ein einfacher Vergleich der Einkaufsrichtlinien, Lieferantenlisten und Vertragsstrukturen kann oft schon erste Ansatzpunkte liefern. Hier lassen sich oft schnell Synergien heben, indem Sie beispielsweise bei gemeinsamen Lieferanten sofort bessere Konditionen durch Bündelung der Bedarfe verhandeln. Das sind Quick Wins, die ohne tiefgreifende Prozessänderungen möglich sind.

Gemeinsame Einkaufsstrategie entwickeln

Als nächstes sollten Sie eine harmonisierte Einkaufsstrategie erarbeiten, die auf die Unternehmensziele abgestimmt ist. Dies könnte so einfach beginnen wie die Definition eines zentralen Zielbilds, das auf Kosteneffizienz, Lieferantenkonsolidierung und Prozessstandardisierung abzielt. Hier können Sie Quick Wins realisieren, indem Sie sich auf Kategorien konzentrieren, in denen eine sofortige Konsolidierung der Lieferanten oder Rahmenverträge möglich ist. Oftmals lassen sich in Bereichen wie indirekten Materialien oder IT-Dienstleistungen relativ schnell Verbesserungen erzielen, ohne tiefere strukturelle Eingriffe vorzunehmen.

Integration der Einkaufsprozesse

Nachdem Sie erste Synergien durch schnelle Maßnahmen erzielt haben, ist der nächste Schritt die Harmonisierung der Einkaufsprozesse. Dies bedeutet, dass Sie nach und nach ein einheitliches Einkaufsmodell für beide Unternehmen schaffen. Beginnen Sie mit der Integration von Bestellprozessen, Genehmigungsworkflows und Einkaufsrichtlinien. Eine zentrale Einkaufsplattform oder ein gemeinsames E-Procurement-System kann hier mittelfristig zu einer besseren Übersicht und Effizienz führen.

Datenkonsolidierung und Lieferantenmanagement

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Datenkonsolidierung. Oft sind nach einer Akquisition Lieferanteninformationen in verschiedenen Systemen verstreut. Sie sollten diese Daten in ein zentrales System überführen und dabei Doppelungen und veraltete Informationen eliminieren. Ein harmonisiertes Lieferantenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Lieferantenbeziehungen zu optimieren, Risiken zu minimieren und bessere Verhandlungen zu führen. Hier können weitere Synergien gehoben werden, indem Sie zum Beispiel Volumenrabatte neu verhandeln oder die Anzahl der Lieferanten reduzieren.

Schulung und Change Management

Um sicherzustellen, dass die integrierten Prozesse effektiv umgesetzt werden, ist eine Schulung der betroffenen Mitarbeiter essenziell. Ein klarer Change-Management-Plan hilft dabei, Widerstände zu minimieren und eine Akzeptanz für die neuen Einkaufsprozesse zu schaffen. Hierbei ist es wichtig, alle Stakeholder frühzeitig einzubinden und transparent zu kommunizieren, warum die Veränderungen notwendig sind.

Umgang mit Interessenkonflikten

Schließlich müssen Sie mit möglichen Interessenkonflikten zwischen den Unternehmenseinheiten umgehen. Oft gibt es unterschiedliche Prioritäten oder Ziele in Bezug auf Einkaufsstrategien und Lieferantenmanagement. Hier empfiehlt es sich, interdisziplinäre Teams zu bilden, die gemeinsam an der Prozessintegration arbeiten. Durch regelmäßige Abstimmungsmeetings und die Einbindung von Führungskräften beider Unternehmen können Sie sicherstellen, dass alle Interessen berücksichtigt werden und die Integration erfolgreich verläuft.

Indem Sie zunächst Quick Wins heben und dann systematisch komplexere Schritte angehen, können Sie die Synergien nach einer Akquisition zügig realisieren und gleichzeitig die langfristige Integration des Einkaufs erfolgreich umsetzen.