Unsicherheit bei der Beschaffung von Technologien und IT-Dienstleistungen

Sicherstellung der Beschaffung von Technologien und IT-Dienstleistungen

Die Beschaffung von Technologien und IT-Dienstleistungen kann komplex und riskant sein, aber mit einem strukturierten Ansatz können Sie Unsicherheiten deutlich reduzieren. Zunächst sollten Sie sich auf einige „Quick wins“ konzentrieren, um schnell erste Verbesserungen zu erzielen, bevor Sie sich den umfangreicheren und potenziell konfliktträchtigeren Schritten widmen.

Transparenz und Sofortmaßnahmen

Zuerst sollten Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Lieferanten und Verträge vornehmen. Sammeln Sie alle relevanten Informationen über Ihre bestehenden Lieferanten von Technologien und IT-Dienstleistungen, einschließlich ihrer Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und der Vertragsbedingungen. So schaffen Sie Transparenz, um schnell fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Eine schnelle Maßnahme besteht darin, mit Ihren bestehenden Lieferanten kurzfristige Gespräche zu führen, um deren aktuelle Kapazitäten, Verfügbarkeiten und neue Angebote abzuklären. Diese Gespräche helfen Ihnen, Ihre aktuellen Optionen besser zu verstehen und mögliche kurzfristige Anpassungen vorzunehmen.

Als nächstes sollten Sie standardisierte Bewertungskriterien für die Auswahl neuer Lieferanten festlegen. Kriterien wie Erfahrung, technologische Kompetenz, Preis-Leistungs-Verhältnis und Referenzen können Ihnen helfen, potenzielle Anbieter schneller zu beurteilen.

Lieferantenauswahl und Vertragsgestaltung

Wenn Sie eine transparente Ausgangsbasis geschaffen haben, können Sie sich der Auswahl neuer Lieferanten zuwenden. Ein strukturiertes Ausschreibungsverfahren (Request for Proposal, RFP) stellt sicher, dass Sie von Beginn an die besten Anbieter für Ihre Anforderungen an Bord holen. Bei der Bewertung der Angebote ist es wichtig, nicht nur den Preis, sondern auch Faktoren wie Support, Verfügbarkeit und Innovationsfähigkeit zu berücksichtigen.

Eine klare Vertragsgestaltung ist hierbei entscheidend. Verträge sollten so formuliert sein, dass sie Flexibilität für zukünftige Änderungen bieten, aber gleichzeitig klare Leistungskennzahlen (KPIs) und Meilensteine für die Lieferanten definieren. Klären Sie außerdem Haftungsfragen und legen Sie Mechanismen zur Lösung von Konflikten fest.

Risikomanagement und langfristige Partnerschaften

Nachdem Sie die grundlegenden Schritte unternommen haben, können Sie sich darauf konzentrieren, eine langfristige Strategie für das Risikomanagement zu entwickeln. Dies umfasst die Identifizierung möglicher Risiken in der Beschaffung von Technologien und IT-Dienstleistungen, wie z. B. Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten, Cyberrisiken oder regulatorische Änderungen.

Hierfür sollten Sie ein Lieferantenmanagementsystem implementieren, das die Leistung der Lieferanten regelmäßig überwacht. Ein Scorecard-System, das auf KPIs basiert, kann dabei helfen, frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam zu werden und proaktive Maßnahmen zu ergreifen.

Langfristige Partnerschaften mit wichtigen Lieferanten sollten gefördert werden. Dies bedeutet, dass Sie über die reine Beschaffung hinausdenken und mit ausgewählten Lieferanten Innovationsprojekte anstoßen, gemeinsame Entwicklungsinitiativen fördern oder Schulungen und Wissenstransfers etablieren.

Zusammenarbeit mit anderen Unternehmenseinheiten

Schließlich sollten Sie den Austausch und die Abstimmung mit anderen Unternehmenseinheiten intensivieren, insbesondere mit der IT-Abteilung und dem rechtlichen Bereich. Interessenkonflikte können auftreten, wenn es um die Priorisierung von Technologien geht, aber auch, wenn unterschiedliche Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an Verträge und Lieferanten haben. Um dies zu verhindern, sollten Sie bereichsübergreifende Gremien einrichten, die regelmäßig zusammenkommen, um strategische Entscheidungen zu koordinieren.

In der IT-Beschaffung ist es besonders wichtig, agile und flexible Lösungen zu finden, die sich schnell an den technologischen Wandel anpassen können. Eine enge Abstimmung mit der IT-Abteilung und den operativen Einheiten stellt sicher, dass die beschafften Technologien und Dienstleistungen tatsächlich den Unternehmensbedürfnissen entsprechen und effizient genutzt werden.