Interne Kapazitätsengpässe

Quick Wins zur Entlastung des internen Teams und Sicherstellung der Projektabwicklung

Zunächst sollten Sie kurzfristig externe Ressourcen in Ihre Abläufe integrieren, um die internen Kapazitätsengpässe zu beheben. Der erste Schritt wäre, einen Pool von erfahrenen Freelancern oder spezialisierten Beratungsunternehmen aufzubauen, die flexibel und projektbezogen eingesetzt werden können. Hier empfiehlt es sich, auf bereits bewährte Partner zurückzugreifen oder auf Plattformen für Freiberufler gezielt nach Fachkräften zu suchen, die schnell in Ihre Prozesse eingearbeitet werden können. Dies bringt kurzfristig die notwendige Entlastung für das interne Team.

Ein weiterer Quick Win besteht darin, Routineaufgaben oder standardisierte Tätigkeiten mit KI-Tools oder einem E-Procurement-System zu lösen. Dies betrifft beispielsweise die Unterstützung bei Bestellungen, das Monitoring von Lieferanten oder das Reporting. Hier können Sie schnell Erfolge erzielen, indem Sie solche Tätigkeiten standardisieren und automatisieren, sodass Ihre internen Teams sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Mittelfristige Maßnahmen zur strukturellen Verbesserung

Mittelfristig sollten Sie sich darauf fokussieren, den richtigen Mix aus internen und externen Ressourcen zu finden. Um das richtige Gleichgewicht zu finden, ist eine Bedarfsanalyse notwendig: Wo genau fehlen Kapazitäten? Welche Kompetenzen sind besonders knapp? Diese Analyse gibt Aufschluss darüber, welche externen Partner Sie langfristig integrieren sollten und welche Aufgaben möglicherweise doch besser intern abgewickelt werden.

Im nächsten Schritt sollten Sie engere Partnerschaften mit externen Beratern und Dienstleistern aufbauen, die tiefer in Ihre Prozesse integriert werden. Hier empfiehlt es sich, nicht nur ad-hoc auf externe Unterstützung zu setzen, sondern langfristige Rahmenverträge zu schließen, die Ihnen eine kontinuierliche Entlastung garantieren. Es ist wichtig, dass diese externen Partner Ihre Qualitätsansprüche kennen und verinnerlichen, damit Sie eine gleichbleibend hohe Qualität in der Projektabwicklung sicherstellen können.

Optimierungen zusammen mit anderen Unternehmenseinheiten

Die internen Prozesse im Einkauf und das Supply Chain Management muss so aufgesetzt werden, dass Engpässe strukturell vermieden werden. Dies bedeutet, dass Sie eine umfassende Prozessanalyse durchführen müssen, um ineffiziente Abläufe zu identifizieren und zu optimieren. Automatisierung spielt hier eine zentrale Rolle: Durch die Implementierung digitaler Tools für die Prozessautomatisierung können viele manuelle und zeitaufwändige Aufgaben, wie die Bestellabwicklung oder die Nachverfolgung von Lieferterminen, erheblich reduziert werden.

Darüber hinaus sollten Sie überlegen, wie Sie eng mit anderen Unternehmenseinheiten zusammenarbeiten können, um Synergieeffekte zu nutzen. Beispielsweise können gemeinsame Projekte zur Implementierung von KI-gestützten Systemen dazu beitragen, Engpässe vorherzusagen und proaktiv zu beheben. Dabei könnte es zu Interessenkonflikten kommen, insbesondere wenn andere Abteilungen ebenfalls Ressourcen oder externe Unterstützung benötigen. Eine klare Kommunikationsstrategie und regelmäßige Abstimmungen im Management sind daher essenziell, um diese Konflikte zu lösen und eine unternehmensweite Balance bei der Ressourcennutzung zu finden.

Durch diese Kombination aus schnellen Entlastungsmaßnahmen, mittelfristiger struktureller Anpassung und langfristiger Prozessoptimierung sowie einer engen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen werden Sie nicht nur die aktuellen Kapazitätsengpässe beheben, sondern auch nachhaltig eine hohe Qualität in der Projektabwicklung sicherstellen.